Sécuriser ses process en vue d'un contrôle de l'administration, pour ne pas être fortement redressé
Le risque du contrôle fiscal
Etes-vous sûr qu'en cas de contrôle, vous ne risquez rien ?
A l'époque du papier, il suffisait de ranger rigoureusement les pièces justificatives pour justifier du bienfondé de chaque écriture. A l'ère du numérique, les capacités d'investigation de l'administration sont décuplées, mais les risques d'anomalies aussi. Et là il est nécessaire de recourir à des experts en la matière et de mettre en place une piste d'audit fiable.De l'importance :
-De documenter ses processus comptables,
-De tester la robustesse de ses procédures,
-De consigner les anomalies,
-D'identifier des procédures correctives.
-De permettre le lien entre la pièce comptable et l'écriture.
-De pouvoir reconstituer avec précision, le stock à la clôture d'un exercice à partir du stock à la clôture de l'exercice précédent
La problématique
L'entreprise n'avait pas fraudé, sa comptabilité reflétait parfaitement la réalité de ses activités et pourtant elle risquait un redressement qui aurait pu la conduire au dépôt de bilan !L'entreprise A. vend en ligne du matériel de sport. Son activité fonctionne bien. Elle vend dans toute l'Europe. Toute sa comptabilité est informatisée. Elle reçoit un avis de vérification de l'administration fiscale. L'article L 47-A-1 prévoit la remise du fichier des écritures comptables (FEC). L'entreprise valide ses écritures dans son logiciel de comptabilité et génère le FEC.
A l'occasion de la première visite, elle remet son FEC. L'entreprise a vérifié à partir de " Test Compta Demat " (https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec), que la structure du fichier était conforme aux attentes de l'administration. Compte-tenu de sa capacité à intégrer le fichier dans ALTO2 (l'outil d'assistance au contrôle de l'administration), l'administration confirme sans surprise qu'elle est en mesure d'exploiter le document.
L'administration demande en outre à l'entreprise de lui communiquer le document décrivant ses procédures de comptabilisation.
Malheureusement, ce dernier n'existe pas.
A l'occasion de la seconde visite, l'administration fait part de son intention de rejeter la comptabilité au motif que :
1. Les écritures comptables n'ont pas été validées au moment du dépôt des déclarations de TVA
2. Les écritures d'inventaires ont été validées après la liasse fiscale
3. Le champ piece ref de chaque écriture n'est pas renseigné et ne permet donc pas de remonter au justificatif.
En outre, l'administration demande alors dans le cadre de l'article L-47-A-2 du LPF à faire des traitements sur l'ERP de l'entreprise. Elle demande à extraire le journal des ventes et le flux des mouvements de stock de l'exercice.
L'entreprise génère à nouveau les flux de vente et les mouvements de stock des exercices antérieurs et les fournit à l'administration.
-L'administration essaie de reconstituer le stock final de chaque exercice à partir du stock initial de l'exercice précédent, malheureusement elle aboutit à des différences significatives.
-En outre, elle ne parvient pas à reconstituer le chiffre d'affaires de chaque exercice à partir des extractions du logiciel de gestion et aboutit à des écarts significatifs.
-Considérant que l'information qui lui a été communiquée à partir de l'extraction du logiciel de gestion est fiable, mais non cohérente avec la comptabilité, elle décide de redresser le différentiel.
En travaillant avec l'expertise d'AUDINTEX
Pourtant, l'entreprise A. n'a pas fraudé. Sa comptabilité reflète parfaitement la réalité de ses activités et elle risque un redressement qui pourrait la conduire au dépôt de bilan.Quelles sont les raisons de cette situation ?
D'une part, chaque entreprise doit documenter ses processus comptables, tester la robustesse de ses procédures, consigner les anomalies, identifier des procédures correctives. Il y a dans la piste d'audit fiable tout un processus de progrès permanent.
Les écritures comptables doivent être validées à chaque déclaration de TVA et avant le dépôt de la liasse fiscale. Les écritures non validées n'ont qu'un caractère de projet et aucun caractère définitif.
En outre, l'article PCG, art. 922-2 précise :
" Art. 922-2
Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis.
Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.
Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini dans la documentation prévue à l'article 911-2 décrivant les procédures et l'organisation comptables. "
Il convient donc de faire le lien entre la pièce comptable et l'écriture comptable correspondante.
Il est logique de pouvoir reconstituer le stock à la clôture d'un exercice en partant du volume de stock à la clôture de l'exercice précédent en y additionnant les mouvements de stock valorisés. Encore faudrait-il que le logiciel journalise la valorisation des mouvements de stocks des exercices antérieurs, ce qui est très rarement le cas.
Ainsi en rejouant les mouvements de flux deux ans après, la valorisation s'effectue sur le fondement du dernier prix de revient en stock.
Il conviendra de le démontrer, documentation du logiciel à l'appui, mais surtout de s'être organisé en amont pour produire à l'administration les flux valorisés contemporains aux opérations (un, deux, trois ans en arrière).
Pour le chiffre d'affaire, les mêmes causes produisent les mêmes effets, le chiffre d'affaire N-2 est recalculé à partir du tarif N, d'où les écarts observés.
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